Petit guide pour ne pas perdre son équilibre dans la gestion agile où : "Comment éviter de se perdre dans son projet TI"

Écrit par : P. Thebault

On ne se mentira pas, se lancer dans la conception et l’implantation de solutions numériques dans les entreprises est considéré comme un sport à haut risque pour la majorité des entrepreneurs.

Face aux risques et coûts de ces projets, trop souvent un entrepreneur / décideur aura le réflexe de se tourner vers des solutions pré pensées, prémâchées, emballées dans une belle boite avec ruban. Le tout est accompagné de sa magnifique présentation PowerPoint de cas modèles savamment étudiés pour vous en mettre plein la vue, d’un budget aussi bien ficelé que le rôti de tante Hortense et d’un beau diagramme en cascade d’implantation prévue à la journée près pour les trois prochaines années.

C’est beau, c’est propre, c’est rassurant, mais dans bien des cas, ça ne repose sur rien de bien solide (si vous ne me croyez pas, j’ai juste un mot à vous dire… « Phenix »)[1].

Pourquoi tant d’échec dans l’implantation de projet TI ?

Pour moi, le facteur trop souvent négligé demeure l’Humain… et celui-ci ne rentre pas dans la belle petite boite de ton représentant en solution TI. L’implantation d’une solution numérique doit être pensée, développée et implantée pour les utilisateurs (et là, je ne parle pas de toi entrepreneur / décideur talentueux que tu es, mais bien de tes employés qui devront vivre avec tes choix 35 à 40h / semaine 😉).

Dans la majorité des cas, l’échec d’un projet TI ne vient pas d’un problème technique et de programmation, mais bel et bien d’un manque d’engagement des individus constituant ton entreprise.

Spoiler alert !!!! Je ne réinvente pas la roue ici et je ne suis pas un génie révolutionnaire en faisant ce constat. Malheureusement, trop souvent encore, la première interaction que j’ai avec toi se résume à : « J’ai vu une super présentation sur l’entreprise 4.0, je veux implanter ça dans mon entreprise. Combien ça va me couter, envoyer moi la soumission et quand est-ce que ce sera implanté ? » Bon OK, j’exagère un peu… Quoi que…

Dans tous les cas, cette approche est la prémisse d’un échec assuré.

Heureusement pour toi, il existe une solution pour que le projet le plus important de ton entreprise (soyons honnêtes en termes de coût, mais surtout en termes de gain de productivité) se passe bien. Il te faudra cependant être prêt à changer ton paradigme sur la gestion de projet, gérer l’incertitude, faire place à l’initiative, ne pas avoir peur de changer de cape, impliquer tes RH… BREF ÊTRE AGILE !

Là, une précision s’impose : « C’est quoi la gestion AGILE? ». Je suis sûr que tu en as entendu parler, mais sais-tu ce que c’est ?

En gros, ce sont 12 principes[2] qui sont au cœur du processus de développement de solutions numériques, soit :

• Le consommateur satisfait grâce à des livrables en continu tout au long du projet sera; [Encore une fois je le répète : « Je ne parle pas que de toi talentueux entrepreneur / décideur, mais bien l’ensemble des employés utilisateurs »]
• Le changement bien reçut sera [et ce même dans les phases tardives de développement];
• Livrées régulièrement des versions fonctionnelles du logiciel seront;
• La relation entre les utilisateurs (toi et ton équipe) et l’équipe de développement (moi et mon équipe) primordiale pour le succès de ton projet sera. [Et là, prépare-toi à me trouver bien achalant avec des contacts quasi journaliers];
• Le projet construit autour d’individu motivé et ayant une confiance réciproque sera;
• Privilégiées, les conversations face à face seront. [Crois-moi, tu ne veux pas que le projet soit géré avec des conversations courriel interminables et ambiguës…];
• Comme seule mesure de progression, un logiciel fonctionnel pour une tâche définie, nous utiliserons;
• Sérieux et réalistes dans notre développement afin de pouvoir maintenir un rythme constant nous serons;
• L’excellence de la technique et du design au cœur de notre démarche sera.
• La simplicité toujours recherchée sera.
• L’autonomie et l’auto-organisation de l’équipe de travail mise de l’avant sera. [Rappel toi, on se fait confiance alors pas de micromanagement ici 😋];
• La régularité dans le travail recherché sera. [Eh oui, si tout fonctionne comme il faut on devrait être tous plus efficaces tout au long du développement. Et ça, ça veut dire grosse économie pour toi 😉].

Alors voilà c’est fait, on a une belle charte… Mais dans la pratique, comment ça marche ? Figure-toi que ce n’est pas si compliqué et que ça fait pas mal de sens.

À l’inverse du modèle en cascade (tu te souviens, la belle boite dont je te parlais en début de ce blogue) où l’on implante (IMPOSE?) une solution complète et définitive dans ton entreprise et advienne que pourra, avec le modèle agile, chaque fonction aura la chance d’être testée de façon interactive par ton équipe, et ce tout au long du développement. Grâce aux rétroactions ainsi obtenues, nous pourrons alors faire évoluer et améliorer le projet en continu.

En gros ton projet est divisé en petite séquence appelée « Sprint » d’une durée de quelques semaines maximum. Chacun de ces sprints à un objectif clair, précis et réalisable. À la fin de chaque sprint, une fonctionnalité et/ou amélioration fonctionnelle est implémentée à la version précédente du logiciel rendant la solution de plus en plus complexe afin de couvrir l’ensemble des objectifs global. Comme ta solution est implantée et testée en quasi-temps réel en fonction de ta réalité, il devient alors facile de faire les corrections / modifications souhaitées par les utilisateurs finaux en cous de développement. Nous obtenons donc un produit répondant plus adéquatement aux besoins réels de l’entreprise, la courbe d’apprentissage est réduite, tes équipes sont impliquées dans le projet, le risque technologique est réduit et tout le monde est content.

Là, en général, c’est le moment ou quelqu’un lève le doigt et me dit : « C’est bien gentil tout ça, mais ça coute combien et vais-je avoir une soumission ? » et c’est là que la partie « gestion de l’incertitude » rentre en compte…. Parce que non, je ne peux pas te fournir le beau diagramme en cascade sur 3 ans et le budget ficelé comme le rôti de tante Hortense. Un mode agile, ça veut dire savoir être fluide, se virer de bord sur un 30 sous, et ça, ce n’est pas planifiable ni quantifiable.

Je peux aussi te dire que bien souvent, ton idée initiale est passablement différente du produit final. Soyons honnêtes, il est fort peu probable que tu maitrises l’ensemble des besoins spécifique de chaque corps de métier constituant ton entreprise. Le mode agile te permet de soulever des enjeux qui t’étaient totalement inconnus.

Je te rassure, cela ne veut pas non plus dire que j’ai bar ouvert chez toi. Chaque « sprint » conduit à une estimation des coûts de développement et bien sûr une estimation budgétaire prévisionnelle globale est réalisée en début de mandat. Bien sûr, tu peux aussi compter sur notre boite à outils interne BACKUS® et ICEBERG90®.

Au fil de notre expérience, nous avons bâti une panoplie de fonctionnalités qui ne demandent plus qu’à être personnalisées pour toi. On ne part donc pas de zéro et notre savoir-faire te permettra de réaliser de belles économies.

Et n’oublie pas, nous formons une seule et même équipe pour l’ensemble du projet. Tu seras impliqué dans chaque décision, tu auras la rétroaction de tes équipes en temps réel et tu pourras quantifier les bénéfices de l’implantation régulièrement pendant le projet. De quoi passablement réduire ton anxiété.

[1] https://ici.radio-canada.ca/sujet/phenix-2018

[2] https://en.wikipedia.org/wiki/Agile_software_development